L'essentiel de Vylan, ce sont des écrans sur lesquels vous cliquez. Ce qui rentabilise le logiciel, c'est ce qui se passe entre les deux — un soir, un dimanche, pendant que vous êtes avec un client, sans personne pour regarder.

Ce travail est réparti entre quatre systèmes qui ne se parlent pas, et c'est voulu : chacun répond à une question différente, et aucun ne peut passer par-dessus un autre. Savoir lequel fait quoi, c'est la différence entre faire confiance au logiciel et se faire surprendre par lui.

Les quatre familles

• Automatisation des documents — un fichier arrive : il est lu, identifié, renommé, daté, classé par année et par catégorie, et comparé à ce que vous aviez réellement demandé. Personne n'appuie sur rien.
• Automatisation du flux de travail — le mandat parcourt ses propres étapes. Il se confie à la bonne personne, ouvre la liste de documents du client, émet la facture, et avance quand ce qu'il attendait se produit vraiment. Comment fonctionne un flux.
• Automatisation des tâches — quand une tâche atteint un statut, une règle que vous avez écrite en une phrase se déclenche : assigner quelqu'un, aviser quelqu'un, ou écrire au client. Automatisations de tâche.
• Automatisation des paiements — des factures émises au moment que vous avez choisi, relancées à un rythme fixe, et pour les clients qui l'ont accepté, prélevées sur un mode de paiement enregistré. Modes de paiement et prélèvement automatique.

À cela s'ajoutent huit passages programmés : une file d'attente vidée toutes les deux minutes, un générateur de mandats récurrents toutes les heures, et des passages quotidiens pour le travail qui demande votre attention, vos alertes d'indicateurs et les prospects devenus silencieux.

Les documents, à leur arrivée

Un client qui téléverse depuis son portail déclenche une chaîne que personne n'a à lancer. Le fichier est comparé aux envois précédents pour repérer un doublon exact, lu par l'IA, rapproché de l'élément de la liste qu'il devait satisfaire, correctement renommé, puis rangé sous la bonne année et la bonne catégorie pour que l'explorateur de fichiers le retrouve plus tard.

Ce que cela produit, c'est une recommandation accompagnée de sa raison, pas une décision. Approuver et refuser reste à vous, sauf si vous activez délibérément l'une des règles de refus automatique — et toutes arrivent désactivées. Voir comment Vylan vérifie les documents.

L'ordre de marche du mandat

Un mandat bâti à partir d'un flux n'attend pas qu'on le remarque. Chaque fois qu'il se passe quelque chose de réel — une tâche cochée, un document approuvé, une facture payée, une signature qui revient — Vylan relit le mandat depuis le début et se demande à quelle étape il appartient vraiment.

C'est pour cela qu'un mandat peut reculer. Refusez un document sur un mandat déjà passé en préparation et il revient à la collecte, parce que c'est désormais la vérité. Un système qui n'avancerait jamais que dans un sens vous dirait que le mandat est plus avancé qu'il ne l'est.

Quand une tâche change de main

Les étapes d'un flux font avancer un mandat. Une automatisation de tâche agit sur une seule tâche, quand une personne la déplace vers un statut. Une phrase chacune : quand elle devient ceci, faire cela. C'est la plus petite automatisation de Vylan, et la plus simple à écrire.

L'argent

Une facture peut s'émettre toute seule à cinq moments différents : au début d'une étape de paiement, quand un client accepte, quand un mandat récurrent se crée, quand vous marquez le mandat terminé, ou un nombre de jours fixé après cela. Une fois émise, elle se relance toute seule.

Et pour un client qui a enregistré un mode de paiement et activé le prélèvement automatique, l'argent peut être encaissé sans qu'aucun courriel ne parte.

Ce qui est déjà activé, avant que vous changiez quoi que ce soit

Cela vaut la peine d'être précis, parce que ce sont les réglages par défaut que la plupart des cabinets utilisent réellement :

• Les flux : activés. Tous les cabinets font tourner le moteur de flux, et tout mandat créé depuis un modèle suit le sien.
• La lecture des documents : activée. L'IA vérifie les téléversements de chaque mandat, sauf si vous la désactivez pour celui-là.
• Les relances de documents : activées. Trois rappels comptés depuis l'envoi — un doux au 3e jour, un plus ferme au 7e, une note d'échéance au 14e — et un quatrième le lendemain de la date d'échéance, sur les mandats qui en ont une.
• Les relances de factures impayées : activées. Tous les 7 jours, jusqu'à quatre fois.
• Le refus automatique de documents : désactivé. Les quatre règles — inutilisable, mauvaise année, doublon, pages manquantes — arrivent désactivées et le restent tant que vous ne les activez pas.
• Le prélèvement des cartes : désactivé. Par client, et désactivé pour tous tant que personne ne l'active.
• La facturation à la clôture : désactivée. Vous envoyez vos factures vous-même, sauf si vous changez le réglage par défaut.
• Les courriels automatiques aux prospects : désactivés. Relancer un prospect devenu silencieux se choisit explicitement.

Ce que Vylan ne fera jamais tout seul

Deux points méritent d'être dits clairement, parce que dans les deux cas la supposition inverse serait raisonnable — et fausse.

• Il ne classe pas vos documents dans votre espace infonuagique. Copier un document vers votre Google Drive est toujours déclenché par une personne, depuis le panneau de classement du mandat. Il n'y a pas de passage automatique, et il n'y en aura pas. Voir classer vers votre Google Drive.
• Il ne déplace pas d'argent sans autorisation sur ce client précis. Le prélèvement automatique est désactivé par défaut et se règle client par client ; une étape de paiement réglée pour prélever se rabat sur l'envoi de la facture pour tous ceux qui ne l'ont pas accepté.