Classer dans votre Google Drive
Connectez un compte Google et Vylan copie les documents approuvés dans une structure de dossiers que vous concevez. C'est le seul endroit où vos documents quittent Vylan.
La plupart des cabinets gardent déjà les dossiers clients quelque part — un Drive que tout le monde connaît. Le classement y dépose automatiquement les documents approuvés, nommés et rangés comme vous l'auriez fait à la main.
Connecter
Ouvrez vos paramètres de classement et faites Connecter sous Google Drive. Une fois activé, la carte affiche Connecté en tant que {email} et Ouvrir le dossier Vylan dans Drive vous y amène directement.
Vylan crée un seul dossier et travaille dedans : Vylan classe dans un dossier « Vylan » qu'il crée dans le stockage choisi. Vous pouvez déplacer ou renommer ce dossier; Vylan continue d'y classer. Il ne regarde ni ne réorganise rien d'autre dans votre Drive.
Vylan héberge vos données au Canada. Les documents classés vers un stockage connecté quittent Vylan et résident là où ce fournisseur les héberge. Bon à savoir avant d'activer, et bon à pouvoir répondre quand un client le demande.
Décider la forme
Sous Dossiers et nommage, vous bâtissez une Structure de dossiers et un Nom de fichier à partir de jetons — le client, l'année, le type de document. Séparez les niveaux de dossiers par « / ». Cliquez un jeton ci-dessous pour l'insérer.
L'Aperçu montre le chemin qu'un vrai document prendrait, y compris la solution de repli quand une information manque : Si aucune année ne peut être déterminée : {path}. Lisez-le avant d'enregistrer — un gabarit qui paraissait évident à la saisie peut envoyer dix mille fichiers à un drôle d'endroit.
Changer la structure ou le nommage vaut pour les documents classés ensuite. Ça ne revient pas réorganiser ce qui est déjà dans Drive : redessiner un mois plus tard vous laisse avec deux formes.
Ce qui est classé, et quand
Les documents approuvés. Le classement s'exécute de lui-même après l'approbation plutôt qu'à l'instant du clic : laissez-lui quelques minutes avant de conclure que quelque chose cloche.
Il n'y a ni journal ni rapport de classement. Pour vérifier qu'un document est bien arrivé, ouvrez le dossier Vylan dans Drive et regardez — c'est la réponse honnête plutôt qu'un écran qui ne dirait que ce que Drive sait déjà.
Renommer ou déplacer un document dans Vylan ensuite ne suit pas jusqu'à la copie déjà dans Drive. Les deux cessent de correspondre à partir de là, ce qui est généralement sans conséquence et parfois surprenant.
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