Comment Vylan vérifie chaque document
Les téléversements sont lus automatiquement et comparés à ce que vous aviez demandé. Vylan vous dit ce qu'il croit avoir reçu et pourquoi — et vous gardez le dernier mot.
La lecture des documents puise dans l'allocation d'IA de votre cabinet : ce n'est donc pas littéralement chaque fichier pour toujours. Un cabinet en essai a droit à dix vérifications au total ; un cabinet payant a une allocation mensuelle qui se renouvelle. Une fois l'allocation épuisée, le téléversement arrive quand même sans problème — il n'est simplement pas lu, et vous le vérifiez vous-même.
Dès qu'un client téléverse un fichier, Vylan le lit et le compare au document que vous aviez demandé. Ça prend quelques secondes. Votre client voit Vérification de votre document… pendant ce temps.
La vérification est indicative. Le produit le dit lui-même à l'écran : Suggestion automatique. Vous gardez le dernier mot. Vylan vous dit ce qu'il croit avoir sous les yeux. Il ne décide pas à votre place, et vous pouvez le contredire sur n'importe quel document.
Ce qu'il cherche
- Si le fichier est le type de document demandé, ou tout autre chose.
- S'il est lisible, ou trop flou, trop sombre ou coupé pour servir.
- S'il couvre la bonne année ou la bonne période.
- Si le nom sur le document correspond au client pour qui vous recueillez.
- S'il s'agit d'un doublon de ce qu'il a déjà envoyé pour cet engagement.
Ce que vous voyez sur le fichier
Le résultat apparaît sur le document sous forme d'un court statut :
- Conforme : le document lu correspond à ce que vous aviez demandé.
- Confiance faible : Vylan n'est pas sûr. Ça mérite votre coup d'œil.
- Mauvais document : le document lu est autre chose que ce que vous aviez demandé.
- À revoir : quelque chose cloche et Vylan vous le remet.
- Rejeté automatiquement : le fichier a été renvoyé au client automatiquement. Voir plus bas.
- Non analysé : la lecture automatique n'a pas eu lieu. Vous pouvez quand même réviser le fichier normalement.
Quand il y a un écart, Vylan le dit en clair plutôt qu'avec une note sur cent. Des choses comme Attendu T4, détecté T4A, ou 2024 attendu, mais ce document indique 2023, ou une mention que le nom sur le document ne correspond pas au client.
Pourquoi il pense ça
Ouvrez les détails et Vylan montre son raisonnement : ce qu'il a lu, l'émetteur, l'année ou la période, le formulaire, les montants trouvés, et ce que le document aurait pu être d'autre. Si vous n'êtes pas d'accord, un bouton dit exactement ce qu'il fait : L'IA s'est trompée : approuver.
Renvoyer automatiquement les mauvais téléversements
Dans vos réglages se trouve un interrupteur nommé Rejet automatique des téléversements invalides. Activé, Vylan renvoie directement au client un téléversement illisible, incomplet ou qui n'est pas le document demandé, et lui demande de le reprendre. Désactivé, ces fichiers arrivent plutôt dans votre file de révision et rien ne repart vers le client tant que vous ne l'avez pas dit.
Du côté du client, c'est doux. Il voit Ce fichier ne semble pas valide. Veuillez réessayer avec une invitation à reprendre une photo ou à envoyer le bon document. Quand un fichier passe, il voit plutôt Bien reçu !.
Un second interrupteur, Rejeter automatiquement les doublons, vise le cas précis où un client envoie une copie exacte de ce qu'il a déjà téléversé pour cet engagement. Activé, le doublon est renvoyé automatiquement. Désactivé, il est signalé pour vous.
Ces deux interrupteurs sont ACTIVÉS à la création de votre cabinet. C'est voulu : les clients corrigent leurs erreurs le plus vite pendant qu'ils ont encore le document en main. Mais ça veut dire que Vylan renvoie déjà les mauvais téléversements à vos clients en votre nom, sans vous demander d'abord. Si vous préférez tout voir avant votre client, désactivez-les.
Relancer une page manquante
Un troisième interrupteur, Demander automatiquement les pages manquantes, traite le cas précis et très fréquent du client qui photographie trois pages d'un document qui en compte quatre. Activé, Vylan lui demande lui-même la page manquante. Désactivé, c'est signalé pour votre révision.
Contrairement aux deux autres, celui-ci est désactivé au départ. Activez-le si vous le voulez.
Celui-là a une limite sensée, et elle vaut la peine d'être connue : si Vylan n'est pas sûr de quelle page manque, ça vous revient toujours, jamais au client. Il ne devinera pas devant votre client.
Les feuillets du Québec
Inclure les formulaires fiscaux du Québec est activé par défaut, et la plupart des cabinets devraient le laisser tranquille. Désactivez-le seulement si votre cabinet travaille entièrement hors du Québec : les feuillets propres au Québec, le RL-1, le RL-3 et compagnie, disparaissent alors de toutes les listes de clients.
Laissé activé, c'est plus fin qu'il n'y paraît. Ces feuillets tombent quand même automatiquement pour tout client dont la province est réglée hors du Québec : un cabinet qui sert les deux côtés d'une frontière n'a pas à y penser.
Il y a une limite mensuelle
Les vérifications IA sont plafonnées chaque mois. Votre page de réglages indique où vous en êtes et si les vérifications sont Actif ou En pause, avec le nombre utilisé et la date de réinitialisation.
Si vous atteignez la limite, les vérifications se mettent en pause jusqu'à la réinitialisation. Rien d'autre ne casse : vos clients téléversent exactement comme avant, et vous révisez les documents à la main entre-temps. Les cabinets à l'essai ont un nombre de vérifications gratuites plutôt qu'une allocation mensuelle.
Ensuite : approuver et refuser des documents.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous. Une vraie personne vous lit.