Aperçu
Cet avis explique quels renseignements personnels Vylan recueille, pourquoi, où ils sont conservés, et quels droits vous et vos clients avez à leur égard. Il s'adresse aux cabinets comptables et de tenue de livres canadiens et reflète la Loi 25 du Québec (la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) et la LPRPDE du Canada.
Ce que nous recueillons
- Renseignements de compte : le nom de votre cabinet, votre nom et votre adresse courriel.
- Renseignements sur les clients que votre cabinet saisit : le nom, le courriel, le numéro de téléphone, la langue de chaque client, et toute note que vous ajoutez.
- Documents que vos clients téléversent : feuillets fiscaux, relevés, reçus et tout autre fichier que vous demandez.
- Données d'utilisation : les pages consultées, ainsi que votre adresse IP et votre type de navigateur, conservées pour la sécurité.
Pourquoi nous les recueillons
- Pour faire fonctionner le service : envoyer le portail à lien privé, stocker et livrer les documents à votre cabinet, envoyer des rappels automatiques par courriel, et vérifier les téléversements avec l'IA.
- Pour facturer les cabinets sur un forfait payant.
- Pour garder le service sécuritaire et pour l'améliorer.
- Pour respecter nos obligations légales.
Comment l'IA est utilisée
Deux parties de Vylan utilisent l'IA, chacune avec un fournisseur différent. Quand un client téléverse un document, il est envoyé à OpenAI pour le lire et le classer — vérifier que c'est le bon document, qu'il est lisible et de la bonne année. Les assistants conversationnels de Vylan — l'assistant d'aide dans l'application et l'assistant d'engagement — fonctionnent avec Anthropic (Claude). Chaque fournisseur traite ces données uniquement pour répondre à cette demande, et nous ne leur permettons pas de s'en servir pour entraîner leurs modèles. Les deux sont basés aux États-Unis ; ils figurent dans la liste des sous-traitants ci-dessous.
Loi 25 du Québec
Nous avons une personne responsable de la protection des renseignements personnels, joignable à l'adresse ci-dessous. Les nouveaux cabinets démarrent avec les paramètres de confidentialité les plus protecteurs, et nous vous préviendrons avant d'utiliser vos renseignements à une fin autre que celles décrites ici.
Où vivent vos données
Les documents de vos clients et les renseignements à leur sujet sont stockés dans une région canadienne (Supabase, ca-central-1). Certains services que nous utilisons opèrent aux États-Unis : l'envoi de courriels, le traitement des paiements et les fournisseurs d'IA ci-dessus. Les courriels ne contiennent jamais le contenu d'un document — seulement un lien vers le portail.
Avec qui nous les partageons
Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous ne le ferons jamais. Nous les partageons uniquement avec les sous-traitants listés ci-dessous, et seulement dans la mesure où chacun en a besoin pour faire son travail.
Sous-traitants
- Supabase — hébergement, base de données et stockage des fichiers. Canada.
- OpenAI — lit et classe les documents téléversés. États-Unis.
- Anthropic — propulse les assistants conversationnels dans l'application. États-Unis.
- Resend — envoie les courriels transactionnels et de rappel. États-Unis.
- Stripe — traite les paiements. États-Unis et Canada.
Comment nous les protégeons
Les données sont chiffrées au repos et en transit. L'accès aux données d'un cabinet est appliqué au niveau de la base de données : un cabinet ne peut jamais atteindre celles d'un autre. Les téléchargements de documents utilisent des liens qui expirent rapidement. Vous pouvez activer la connexion à deux facteurs pour votre propre compte.
Combien de temps nous les conservons
Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Un engagement supprimé reste récupérable pendant 30 jours, puis il est retiré définitivement avec ses fichiers. Vous pouvez exporter tout ce que votre cabinet détient à tout moment. Si vous fermez le compte de votre cabinet, nous en supprimons les données dans les 24 heures suivant votre demande.
Vos droits
- Voir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
- Les corriger s'ils sont inexacts.
- Les supprimer, ou les exporter pour les emporter ailleurs.
- Retirer votre consentement à une utilisation.
- Porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Si quelque chose tourne mal
Si un incident de sécurité touche vos renseignements personnels, nous en aviserons les cabinets concernés ainsi que l'autorité appropriée, comme la loi l'exige.
Nous joindre
Toute question sur cet avis, ou toute demande concernant vos renseignements personnels, à hello@vylan.app.