L'essentiel de ce qu'un cabinet fait subir à un mandat est identique chaque fois. Une déclaration demande toujours des documents, une lettre signée, le travail fait, une révision, une facture. Ce qui change, c'est le client, pas l'ordre.

Une automatisation, c'est cet ordre, écrit une fois. Chaque mandat bâti dessus part de la première étape et suit le même chemin — ramasser ce qu'il lui faut, déclencher ce qui doit l'être, et avancer quand ce qu'il attendait arrive vraiment.

Où elles vivent

Les automatisations ont leur propre place. Ouvrez Automatisations et vous avez tous les flux du cabinet, une carte chacun : le nom, le nombre d'étapes, et une ligne qui dit comment ça se termine.

Cliquez une carte et vous arrivez sur la page de cette automatisation, où le flux est étalé au complet et modifiable.

Les quatre livrées avec Vylan

Votre cabinet démarre avec quatre flux déjà bâtis, marqués Intégrée :

• Flux déclaration d'impôt — documents, lettre signée, préparation, révision, facturation.
• Flux déclaration TPS/TVQ — la version courte, pour une déclaration de taxes.
• Flux tenue de livres mensuelle — le récurrent, qui finit à la facture.
• Flux accueil nouveau client — tout ce qu'il faut obtenir de quelqu'un la première fois.

Les flux intégrés ne se modifient pas, exprès : c'est le plancher commun à tous les cabinets, et une modification accidentelle changerait le comportement des nouveaux mandats de toute votre pratique sans point de comparaison. Quand vous en voulez un, mais autrement, prenez Cloner pour personnaliser — vous obtenez votre copie, identique, et à vous.

Créer la vôtre

1. Ouvrez Automatisations et choisissez Nouvelle automatisation.
2. Donnez-lui un nom qui dit quand vous y penseriez. T1 express — sans révision vous en dira plus dans six mois que « Flux 2 ».
3. Choisissez de quoi Partir de — un flux existant, ou rien.
4. Créer, puis montez les étapes.

Comment un mandat en attrape une

Un mandat tient son flux du modèle qui l'a créé, et sa page le dit sous Ce mandat suit. Vous pouvez le changer pour ce mandat-là sans toucher à l'automatisation — le flux affiche alors Personnalisé pour ce mandat, pour qu'on comprenne plus tard pourquoi ce dossier s'est comporté autrement que ses semblables.

Et voici la moitié importante : modifier une automatisation change les mandats à venir, pas ceux déjà en route. Un dossier à mi-chemin garde le flux avec lequel il est parti, parce que changer les règles sous un travail en cours, c'est comme ça qu'on perd du travail.