Un flux fait avancer un mandat entier. Une automatisation de tâche est bien plus petite et bien plus fréquente : quelque chose doit se produire quand une seule tâche change de main.

La révision est finie, l'associé devrait le savoir. La tâche passe à « en attente du client », le client devrait recevoir un mot. La tâche passe en cours, la personne qui fait la suite devrait y être. Rien de tout cela n'est difficile. Tout cela s'oublie.

Une phrase, deux choix

Chaque automatisation est une seule phrase — Quand elle devient un statut, Alors faire une chose :

1. Ouvrez la tâche, ou le modèle de tâche, et trouvez Automatisations.
2. Ajouter une automatisation.
3. Choisissez le statut à atteindre. Ce sont les statuts de votre cabinet, avec leurs couleurs — les mêmes pastilles que vous cliquez sur la tâche elle-même.
4. Choisissez ce qui se passe : Assigner quelqu'un, Aviser quelqu'un, ou Écrire au client.
5. Choisissez qui, ou écrivez le message, puis Ajouter.

La règle finie se relit en français clair, pour qu'une règle écrite en mars ait encore du sens en septembre.

Les trois choses possibles

• Assigner quelqu'un — ajoute une personne à la tâche. Ajoute, ne remplace pas : celles qui y sont déjà y restent.
• Aviser quelqu'un — la prévient sans lui confier la tâche. Le bon choix pour un associé qui veut savoir qu'une révision est finie, pas en hériter.
• Écrire au client — publie vos mots dans le fil de messages du client, qui reçoit le courriel habituel « vous avez un nouveau message ». Ce n'est pas un avis rédigé par Vylan : le message est le vôtre.

Deux choses doivent se produire ? Deux règles

Une automatisation fait une chose. Si terminer une tâche doit à la fois aviser l'associé et écrire au client, cela fait deux automatisations l'une sous l'autre — pas une règle contenant une liste.

C'est délibéré. Une règle capable de porter trois actions a besoin d'un paragraphe pour se décrire, et un paragraphe n'est pas quelque chose qui se lit d'un coup d'œil six mois plus tard.

Sur un modèle, ou sur une seule tâche

Écrites sur un modèle de tâche, les règles sont copiées sur chaque tâche créée à partir de lui. Écrites sur une tâche, elles ne valent que pour celle-là.

« Copiées » est le mot important. Modifier un modèle ne revient jamais en arrière sur les mandats déjà en cours — une règle changée aujourd'hui vaut pour le prochain mandat, pas pour celui que votre collègue a à moitié fait. C'est la même promesse que font les tâches elles-mêmes.

Quand elles se déclenchent

Une automatisation de tâche se déclenche quand une personne fait passer la tâche à ce statut — en cochant la case, ou en choisissant un statut par son nom. Une règle écrite sur le moment général (« quand elle est terminée ») attrape les deux ; une règle pointée sur un statut nommé ne se déclenche que pour celui-là.

Elles s'exécutent en votre nom, avec vos permissions, au moment où vous faites le changement. Rien ne part la nuit, rien ne part sur une minuterie.

Ce qu'elles ne peuvent délibérément pas faire

Une automatisation de tâche ne peut pas faire avancer le mandat à une autre étape. Cette question a déjà un propriétaire — le flux décide quand son étape avance, y compris sur « toutes ses tâches sont faites » — et un second contrôle capable de contredire le premier est pire que pas de contrôle du tout, puisque rien à l'écran ne dirait lequel a gagné.