Le problème qu'il règle

La tenue de livres, c'est surtout de la transcription. Une boîte de reçus, une pile de factures de fournisseurs et douze mois de relevés arrivent, et quelqu'un les tape — fournisseur, date, sous-total, taxes, total, dans quel compte ça va — une ligne à la fois. C'est le plus gros bloc d'heures dans la plupart des cabinets, c'est le travail que les clients veulent le moins payer, et c'est celui qui gagne le moins à être fait par un professionnel.

Vytract sera la partie de Vylan qui fait la transcription. Pas le jugement — c'est encore vous qui décidez ce qu'est la dépense et si elle appartient à l'entreprise. La saisie.

Faire entrer les documents

C'est la capture qui décide si un outil comme celui-là survit au contact d'un vrai client. Elle ne dépendra donc d'aucune nouvelle habitude à prendre. Toutes les voies aboutissent à la même file de révision :

• Une adresse de transfert par client. Le client fait suivre le courriel du fournisseur directement de sa boîte de réception et la pièce jointe est ramassée. Pas d'application, pas de mot de passe.
• Des photos prises au téléphone. Un reçu photographié à la caisse, envoyé par le portail client qu'il utilise déjà.
• Un dossier glissé d'un coup. Un an de PDF d'un seul coup, depuis votre bureau, quand un client vous tend une clé USB en mars.
• Ce qui est déjà dans Vylan. Tout ce que le client a déjà téléversé dans un mandat pourra être poussé dans Vytract sans être envoyé deux fois.

Ce qu'il lira sur la page

Pour chaque document, Vytract sortira les champs qu'un teneur de livres tape : nom du fournisseur, numéro de facture ou de reçu, date, devise, sous-total, chaque ligne de taxe séparément, et le total. Les taxes sont séparées à cause du Canada : TPS, TVQ, TVH et leurs variantes provinciales doivent ressortir en montants distincts, parce qu'un montant de taxe agrégé ne peut être ni rapproché ni réclamé.

Quand un document a des lignes de détail — une facture de fournisseur avec huit produits —, les lignes ressortiront aussi, pour qu'une facture puisse être répartie entre plusieurs comptes au lieu d'être codée en bloc.

Les relevés bancaires et de cartes de crédit auront leur propre traitement : un relevé ressortira en liste d'opérations avec dates, descriptions et montants, plus les soldes d'ouverture et de fermeture — pour que l'extraction puisse être vérifiée contre la page plutôt que crue sur parole.

Apprendre votre codification

La première fois que vous direz à Vytract qu'une facture d'un fournisseur donné va dans tel compte, avec tel traitement de taxes, il s'en souviendra — pour ce client-là. La deuxième facture du même fournisseur arrivera déjà codée, en attente de votre accord plutôt qu'en attente de votre saisie.

C'est volontairement par client et non par cabinet. Le même fournisseur est un coût des ventes chez l'un et un frais généraux chez l'autre, et une règle qui devinerait à l'échelle de tout votre portefeuille se tromperait assez souvent pour cesser d'être crue.

La file de révision

Rien ne se publiera tout seul. Les documents extraits arriveront dans une file où chacun montre les montants lus à côté de la page d'origine, pour que vérifier un chiffre n'oblige jamais à ouvrir le fichier à part.

1. Ouvrez la file et voyez ce qui est arrivé depuis votre dernier passage.
2. Parcourez les lignes codées. Ce dont l'extraction n'était pas sûre sera marqué, pour que votre attention aille aux quelques-unes qui la méritent plutôt qu'au lot complet.
3. Corrigez ce qui cloche — et la correction devient la règle la prochaine fois.
4. Approuvez, et publiez vers vos livres.

Les doublons seront attrapés avant de vous parvenir : le même reçu photographié deux fois, ou une facture à la fois envoyée par courriel et remise sur papier, sera signalé au lieu d'être comptabilisé deux fois.

Le passage aux livres

Les opérations approuvées se publieront vers le grand livre où le client se trouve vraiment — QuickBooks Online, Xero, ou un fichier d'exportation Sage 50 — par les connexions que Vylan a déjà. Le document suivra l'écriture, donc le reçu est attaché à l'entrée dans les livres au lieu de vivre dans un dossier séparé qu'il faut fouiller pendant une révision.

Sa place dans Vylan

Vytract ne sera pas un produit à part avec sa propre liste de clients. Ce sera une partie de Vylan qui se sert des clients, du portail, des vérifications de documents et des connexions comptables déjà en place — c'est pourquoi un mandat de tenue de livres pourra rouler sur le même flux automatisé que le reste, avec la file de saisie comme une de ses étapes.