Comment fonctionnent les rappels automatiques
Vylan écrit à votre client selon un calendrier tant que des documents manquent, et s'arrête tout seul dès que ce n'est plus le cas.
C'est la partie du travail que personne ne facture : écrire à un client une quatrième fois pour le même feuillet. Vylan le fait à votre place, et lui n'est pas gêné.
Ce qui se passe après l'envoi
Vylan établit un calendrier de suivis. Chacun est un courriel à votre client avec son lien et ce qui manque encore. Vous ne faites rien.
Quand ça s'arrête
Les rappels s'arrêtent tout seuls. Vylan vérifie avant chaque envoi et le saute si :
- L'engagement est terminé ou annulé.
- Plus rien de requis n'est en attente.
- Vous avez mis les rappels en pause sur cet engagement.
Cette vérification se fait au moment de l'envoi, pas au moment où vous avez bâti le calendrier. Un client qui téléverse tout à 2 h du matin cesse donc d'avoir des nouvelles de Vylan immédiatement, sans que vous touchiez à quoi que ce soit.
Vos réglages le disent clairement : Envoyer automatiquement un courriel au client tant que des documents requis sont manquants.
Seuls les documents requis comptent
Vylan relance les lignes requises. Une ligne optionnelle laissée vide ne fait pas continuer les courriels. Voyez la liste de documents.
Un client sans adresse courriel
Les rappels passent par courriel. Un client sans adresse au dossier ne peut pas les recevoir, et Vylan vous prévient sur l'engagement quand c'est le cas. Ajoutez une adresse avant qu'un rappel soit dû, sinon c'est un client que vous relancerez vous-même.
Ensuite : changer les rappels.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous. Une vraie personne vous lit.