Annuler, rembourser et les états de compte
Trois choses distinctes qu'on mélange souvent : effacer ce qui est dû, renvoyer l'argent, et imprimer tout ce qu'un client s'est fait facturer.
Annuler — effacer ce qui est dû
Annuler la facture efface la dette. L'application est précise sur ce qui survit : La facture reste au dossier et conserve son numéro, mais plus rien n'est dû et les relances s'arrêtent. Cette action est irréversible.
Garder le numéro est l'essentiel. Une facture disparue laisserait un trou dans une séquence numérotée — précisément ce sur quoi un vérificateur pose des questions.
Annuler ne déplace aucun argent. Si le client a déjà payé, annuler ne le lui renvoie pas : ça, c'est un remboursement, ci-dessous.
Rembourser — renvoyer l'argent
Rembourser cette facture renvoie un paiement que Vylan a réellement encaissé. C'est tout ou rien : Rembourser le montant complet ou Conserver le paiement. Il n'y a pas de remboursement partiel.
Et seul ce qui est passé par Vylan peut en ressortir — Seuls les paiements par carte ou débit encaissés via Vylan peuvent être remboursés ici. Un chèque que vous avez inscrit, un virement Interac ou du comptant doit être retourné comme il est arrivé, puisque Vylan ne l'a jamais détenu.
Les états de compte
État de compte, c'est le portrait complet pour un client : ce qui lui a été facturé et ce qu'il a payé. Télécharger l'état de compte produit un PDF que vous pouvez envoyer.
C'est la réponse à « pouvez-vous m'envoyer tout pour l'an dernier », et ça vaut mieux que de faire suivre onze factures.
Conditions de paiement et échéances
Jours pour payer fixe le délai accordé aux nouvelles factures. Laissez le champ vide et vous obtenez Aucune échéance — Les nouvelles factures seront dues le jour de leur envoi.
Ce réglage vaut pour les factures émises ensuite. Il ne revient pas donner une échéance aux factures déjà envoyées : un lot émis avant garde ce qu'il avait.
Tout le monde dans votre cabinet ne peut pas ouvrir la facturation ni voir les montants — ça dépend du rôle. Voyez administrateurs et membres.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous. Une vraie personne vous lit.