Faire entrer vos fichiers existants
Pointez Vylan vers un dossier de votre ordinateur, dites à quel client chaque sous-dossier appartient, et il fait entrer les documents. À faire par séances, un client à la fois.
La plupart des cabinets arrivent avec des années de documents dans des dossiers, sur un ordinateur ou un serveur. Importer vos fichiers existants les fait entrer.
Comment ça se passe
- Importer un dossier, puis Choisir un dossier sur votre ordinateur.
- Vylan liste les sous-dossiers trouvés. Pour chacun, Choisir un client… — ou Ne pas importer ce dossier pour le laisser de côté.
- Laissez rouler, puis Terminé à la fin.
C'est vous qui décidez à quel client chaque dossier appartient. Vylan ne le déduit pas des noms de dossiers et ne devine pas. Un dossier nommé « Tremblay 2023 » ne lui dit rien tant que vous n'avez pas dit de qui il s'agit.
À quoi s'attendre
- Les mêmes types de fichiers qu'ailleurs : PDF et photos. Le reste est ignoré.
- Les documents déjà envoyés par le portail ne sont PAS reconnus comme des doublons : importer un dossier qui recoupe ce que le client a téléversé vous donnera deux copies.
- Les fichiers importés sont marqués Importé, pour les distinguer de ce qui est entré par le portail.
L'importation se fait dans votre navigateur, dans cet onglet. Le fermer, changer de page ou laisser le portable s'endormir l'interrompt en chemin. Faites un ou deux clients à la fois plutôt que de pointer vingt ans et de partir.
Un ordre raisonnable
Commencez par les clients sur lesquels vous travaillez ce mois-ci. L'intérêt d'un historique importé, c'est de pouvoir répondre à « est-ce que vous avez encore » — et cette question porte sur des clients vivants, pas sur tout l'arrière-catalogue d'un coup.
Importer une LISTE de clients est un autre travail — voyez importer vos clients.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous. Une vraie personne vous lit.