Au moment où vous envoyez un engagement, votre client reçoit de votre part un courriel contenant un lien vers sa propre page privée. Cette page, c'est le portail : elle liste ce dont vous avez besoin, et c'est là qu'il le téléverse.

Il n'a rien à créer

C'est la partie que les clients redoutent d'habitude, et elle n'a pas lieu. Aucun compte à créer, aucun mot de passe à choisir, rien à installer. Il clique sur le lien dans le courriel et il est sur sa page. C'est tout.

Le lien est privé et propre à ce client et à cet engagement. Ce n'est pas une adresse publique que quelqu'un pourrait deviner, et elle n'affiche les documents de personne d'autre.

Il peut aussi se créer un compte, s'il préfère

Certains clients préfèrent avoir un endroit où se connecter plutôt que de retrouver un vieux courriel, et certains cabinets veulent un bouton Portail client sur leur propre site web qui mène quelque part. Un client peut donc créer un compte avec son adresse courriel et un mot de passe, et se connecter à tout moment à la même page.

Un compte est associé à vos fiches clients PAR COURRIEL. L'adresse inscrite sur une fiche est l'adresse qui ouvre le portail de ce client : vous accordez l'accès en inscrivant la bonne adresse, et vous le retirez en la changeant. Il n'y a pas de second interrupteur à retenir.

Quelqu'un qui s'inscrit avec une adresse que vous n'avez jamais inscrite ne voit absolument rien. On lui dit que son comptable ne l'a pas encore ajouté, et cela s'arrête là tant que vous ne l'ajoutez pas.

Les deux portes restent ouvertes. Les liens que vous avez déjà envoyés continuent de fonctionner exactement comme avant, et un client qui a un compte peut toujours en utiliser un.

Ce que la page dit à son arrivée

Le haut de la page le salue par son nom et lui dit qui demande :

• Bonjour Marie,
• Voici les documents dont Lavoie CPA a besoin.
• Vos fichiers sont privés et partagés uniquement avec Lavoie CPA.

En dessous se trouve la liste que vous avez bâtie, avec un compteur de progression pour qu'il voie où il en est.

S'il perd le courriel

Les clients perdent des courriels. C'est la chose la plus ordinaire du monde. Vous pouvez renvoyer le lien depuis l'engagement, et chaque relance automatique de Vylan contient à nouveau le lien : un client qui a ignoré le premier courriel a donc un autre chemin de retour sans avoir à vous le demander.

Votre image de marque, pas la nôtre

Le portail porte le nom de votre cabinet, votre logo et votre couleur de marque, que vous réglez une seule fois dans les paramètres du cabinet. La même couleur d'accent est reprise dans les courriels que vos clients reçoivent. Pour votre client, c'est votre cabinet qui demande, parce que c'est le cas.