Une étape n'est pas qu'une salle d'attente. Dès qu'un mandat y arrive, elle peut agir — et c'est là que se trouve l'essentiel de la valeur, parce que ce sont les gestes qu'on oublie dans une semaine chargée, pas les gestes difficiles.

Ce qu'elle peut envoyer

Sous Au début : une étape peut déclencher :

• Envoyer la lettre de mission — partie pour signature, sans que vous ouvriez le mandat.
• Envoyer la facture — émise et envoyée pour cette étape.
• Aviser l'assigné — la personne qui détient maintenant le mandat apprend qu'il vient d'atterrir chez elle.

Ça part une seule fois. Un mandat qui recule d'une étape puis revient ne renvoie pas ce qui est déjà parti — c'est la différence entre une automatisation et un client qui reçoit deux fois la même facture.

Les tâches de l'équipe

Une étape peut créer ses propres tâches — Tâches d'équipe créées à cette étape — pour que le travail qui appartient à ce moment-là apparaisse quand ce moment commence, plutôt que de dormir dans une liste écrite d'avance.

Ajoutez-les avec Ajouter une tâche, écrivez le titre dans les deux langues, et ordonnez-les avec Monter et Descendre. Vous pouvez aussi les tirer des modèles de tâches déjà enregistrés par votre cabinet : une étape n'oblige pas à retaper une liste que vous gardez déjà ailleurs.

Les tâches créées ainsi sont des tâches ordinaires. Elles apparaissent dans la liste de travail du cabinet avec les autres, et les cocher peut être ce qui porte le mandat à l'étape suivante.

Confier le mandat à quelqu'un

Assigner à décide qui détient le mandat à partir de cette étape. Servez-vous-en là où le dossier change vraiment de mains — préparation vers révision, le plus souvent — pour qu'il atterrisse chez le réviseur sans conversation.

Garder l'assigné actuel le laisse à qui l'a déjà. C'est la bonne réponse plus souvent qu'il n'y paraît : la plupart des étapes, c'est la même personne qui continue.