Chaque document envoyé par un client attend une seule décision de votre part : est-ce bien ce que vous aviez demandé, oui ou non. La lecture de Vylan est une suggestion. Ceci est la vraie décision.

Approuver

Ouvrez l'engagement, regardez le document, et cliquez sur Approuver. La ligne est réglée. La page de votre client passe à Approuvé et Vylan cesse de relancer celle-là.

Si Vylan a signalé quelque chose qui vous convient malgré tout, approuvez-le. Le bouton s'appelle L'IA s'est trompée : approuver et l'utiliser est parfaitement normal.

Refuser

1. Cliquez sur Refuser sur le document.
2. Écrivez une courte raison.
3. Confirmez. Le client est averti immédiatement et la ligne se rouvre pour lui.

Sa page affiche Refusé : à reprendre avec votre raison juste à côté : il sait quoi faire sans vous écrire pour demander.

Écrivez la raison pour le client, pas pour vous

Votre client lit ce texte mot pour mot. Les raisons les plus utiles sont précises et disent quoi faire ensuite. Vylan en propose quelques-unes prêtes à l'emploi, que vous pouvez choisir et modifier :

• Mauvais document : j'ai demandé un autre slip.
• Mauvaise année : veuillez envoyer le plus récent.
• Difficile à lire : pouvez-vous le numériser à nouveau ?
• Pages manquantes : veuillez renvoyer le document complet.

Une bonne raison nomme le problème et la solution, comme l'exemple intégré : C'est votre T4 de 2023. J'ai besoin de celui de 2024.

Changer d'idée

Refusé par erreur ? Un bouton Annuler se trouve sur le refus.

Quand le client est averti

Un refus rejoint le client par les mêmes canaux que le reste, et le document affiche Client averti une fois que c'est fait : vous ne vous demandez jamais si le message est parti.